Die 9 wichtigsten Kennzahlen für Gastronomen

Die Gastronomiebranche ist immer auf der Suche nach neuen Geschmackskombinationen, neuen Zutaten oder der Kreativität bei der Anrichtung von Gerichten. Die Mehrheit der Restaurants konzentriert sich jedoch auf andere Elemente. Alles wird heutzutage überwacht und optimiert, von der Personalplanung über die Bestandsverwaltung bis hin zur Preisgestaltung der Menüs. In diesem Fall ist das Stichwort Kennzahlen.

Für einen erfolgreichen Gastronomen sind die richtigen Zahlen das A und O. Welche Faktoren sind genau relevant? Wir haben recherchiert und  eine Zusammenfassung der neun Faktoren zusammengestellt, die für jeden Gaststättenbetrieb von Bedeutung sein sollten.

Zu aller Erst ist es für Gastronomiebetriebe von entscheidender Bedeutung, die wichtigsten Kennzahlen regelmäßig auszuwerten und zu analysieren. Es spielt hier keine Rolle, wie groß die Anzahl der Mitarbeiter ist oder ob es sich um einen Imbiss, ein Restaurant oder eine Franchise-Kette handelt. Es sind immer ähnliche Kennzahlen, die regelmäßig untersucht werden sollten.

Was macht ein Restaurant also erfolgreich?

Kreatives Marketing, erstklassige Küche und professioneller Service sind häufig nur die Hälfte des Erfolgs. Die große Herausforderung besteht eher darin, all diese täglichen Abläufe effektiv und profitabel zu managen!

Hast du das richtige Personal, die richtige Menge an Waren und den richtigen Preis für die angebotenen Gerichte? Denn Innovation muss jetzt über den Tellerrand hinausgehen und auch innovative Prozesse im Restaurantmanagement umfassen: Managementstruktur, Arbeitsorganisation, interne Zusammenarbeit, Führung, Verantwortlichkeit der Mitarbeiter und Einsatz von moderner Technologie. Es ist also notwendig, das Nutzerverhalten ständig zu überwachen und genau zu verstehen, was täglich in der Restaurantbranche passiert.

Produktivität der Mitarbeiter

Die Produktivität der Mitarbeiter zeigt, wie effektiv die Mitarbeitereinteilung ist. Die Produktivität kann berechnet werden, indem man den Umsatz einer Schicht, eines Teams oder des gesamten Tages durch die Anzahl der Mitarbeiterstunden teilt. Die Zielproduktivität kann von deinem Steuerberater berechnet werden. Wenn du die Zielproduktivität kennst, kannst du deine Mitarbeiter nach Umsatzerwartung einteilen. Erkennst du, wenn zu viele Mitarbeiter beschäftigt sind und entlasse sie, wenn sie in der Schicht nicht ausreichend ausgelastet sind. So garantierst du eine langfristige Wirtschaftlichkeit.

Verwendung von Waren

Die größten Kostenblöcke in der Gastronomie sind Wareneinsatz und Mitarbeiterkosten und sollten daher kontinuierlich überwacht werden. Die Zielwareneinsätze können je nach konzeptioneller Ausrichtung variieren. Die Kosten für Wareneinsatz und Personal sollten niemals mehr als 60 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Für eine genaue Überprüfung sollten die Kosten für Waren nach Speisen und Getränken separat berücksichtigt werden. Die "Wareneinsatzquote" berücksichtigt den berechneten Warenverbrauch im Vergleich zum Nettoumsatz. Der "Wareneinsatz je Gast" ist eine faszinierende und verständliche Kennzahl, die aus dem berechneten Wareneinsatz abgeleitet wird.

Erstelle eine Umsatzprognose

Restaurantmanager müssen genaue Prognosen machen, um ihr Personalmanagement effektiv zu planen.

Betriebe in der Gastronomie müssen ihre vergangenen Verkaufsdaten haben, um relevante Prognosen zu erstellen, um die Entwicklung der Nachfrage zu verstehen und ihre Bestände und Mitarbeiter entsprechend zu planen.

Ein Beispiel für ausschlagende Daten im Jahr sind Feiertage. Ein Leiter eines Restaurants interessiert sich beispielsweise für die üblichen Verkaufszahlen an Feiertagen. Oftmals kann ein Feiertagsdonnerstag dazu führen, dass der Service am Mittwochabend und Donnerstagabend geschäftiger als normal ist, aber der Freitag wird ruhiger, da Kunden ein langes Wochenende häufig nutzen.

Gastronomen sind durch das Verständnis des Kundenverhaltens viel besser gerüstet, Über- oder Unterbesetzungen und deren nachteilige Auswirkungen auf ihre Betriebskosten zu vermeiden.

Nehmen wir einen Beispielfall, in dem du den Umsatz für die kommende Woche voraussagen möchtest:

Eine einfach zu verwendende Prognosemethode namens „gleitender Durchschnitt“ kann die in deiner Kassensoftware gespeicherten Informationen nutzen und die Erfahrung eines Restaurantmanagers ergänzen.

Die Methode des gleitenden Durchschnitts besteht darin, das Durchschnittseinkommen über einen bestimmten Zeitraum zu berechnen und diesen Durchschnitt dann als Prädiktor für den folgenden Zeitraum zu verwenden. Die Methode des gleitenden Durchschnitts hängt stark von der Anzahl der Wochen ab, die verwendet werden, wobei 19 Wochen als ideal angesehen werden.

Da die Einnahmen jede Woche hinzugefügt werden, sind diese Daten flexibel.

Beispielsweise:

In den letzten 18 Wochen hat dein Unternehmen durchschnittlich 23.000 € pro Woche verdient, was 414.000 € beträgt. Die Einnahmen in der vergangenen Woche betrugen 26.000 €. Man muss also 26.000 € zu 414.000 € addieren und dann durch 19 teilen (die ideale Wochenzahl). Für die vergangenen 19 Wochen betrug das durchschnittliche Wocheneinkommen 23.158 €.

Dies ist die Basis für die Vorhersage der Einnahmen für die kommende Woche.

Da das Restaurantgewerbe häufig von saisonalen Schwankungen wie Schulferien oder Sommerferien betroffen ist, versucht die Bewertung für alle wesentlichen wöchentlichen Umsatzänderungen, saisonale Schwankungen zu erkennen. Ein Anstieg oder Rückgang des wöchentlichen Einkommens von mehr als 15 % wird als signifikante Änderung bezeichnet.

Ein erfahrener Koch kann seine Prognose verbessern, wenn er erwartet, dass der Sommeransturm nächste Woche beginnt. Selbst wenn es in der nächsten Woche keine saisonalen Veränderungen geben wird, bildet der geplante Umsatz von 23.158 € eine solide Grundlage.

Gastronomen können auch bestimmte Wochentage berechnen und auf die Frage: Wie sieht zum Beispiel der gleitende Durchschnitt der Umsätze zwischen Montag und Sonntag aus?

Wenn es darum geht, den Umsatz zu prognostizieren und die Personalfluktuation zu planen, ist diese Informationsebene unerlässlich.

Einnahmen pro Gast

Eine der bedeutendsten Faktoren in der Gastronomie ist der Umsatz pro Gast. Tatsächlich zeigt dieser Umsatzwert, wie gut die Serviceleistung ist. Der Servicemitarbeiter und seine Leistungen beeinflussen die Menge, die ein Gast konsumiert. Es ist erwiesen, dass eine aufmerksame Servicekraft das Kundenverhalten des Kunden verbessert, beispielsweise durch zusätzliche Verkäufe. Es ist auch von Vorteil, jeden Tag den Umsatz pro Gast zu berechnen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diesen zu steigern.

Die Summe der Personalausgaben in Prozent

Die Gesamtpersonalkosten werden berechnet, indem der Gesamtumsatz netto durch die Gesamtpersonalkosten dividiert wird. Es ist wichtig, dass sie immer im Einklang mit den Produktkosten stehen.

Einnahmen pro Mitarbeiter

Um den Umsatz pro Mitarbeiter zu berechnen, teile den Gesamtumsatz eines Zeitraums durch die Anzahl der durchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter. Auf diese Weise kannst du feststellen, ob und wie profitabel der Mitarbeiter arbeitet. Durch die ermittelten Zahlen kannst du auch erkennen, wie sehr deine Mitarbeiter am Gewinn des Unternehmens beteiligt sind.

Einnahmen pro Tag der Öffnung

Auch diese Untersuchung ist äußerst aufschlussreich. Du hast die Möglichkeit, präzise zu überwachen, an welchen Tagen der Umsatz liegt und anhand dessen kannst du den Bedarf an Mitarbeitern besser bestimmen. Denke auch an Sonn- und Feiertage sowie an Tage, an denen in der Nähe Events wie eine Kirmes oder ein Stadtfest stattfinden. Um für die Zukunft gewappnet zu sein, ist es entscheidend, die Daten sorgfältig zu dokumentieren. Ermittle den Umsatz pro Arbeitstag, indem du den Gesamtumsatz durch die Anzahl der Öffnungstage teilst.

Die durchschnittliche Deckungsquote

Der durchschnittliche Deckungsbeitrag bezieht sich auf die Menge an Speisen oder Getränken, die angeboten werden. Er informiert über den durchschnittlichen Deckungsbeitrag für alle angebotenen Speisen und Getränke. Jeder Gastronom sollte also das Ziel haben, den durchschnittlichen Deckungsbeitrag durch die Optimierung des Angebots an Speisen und Getränken zu erhöhen. Es besteht die Möglichkeit, diesen durch eine Diagnose von Angeboten oder ein innovatives Kassensystem zu bestimmen. Diese Kennzahl wird durch das aktive Empfehlen von deckungsbeitragsstarken Produkten und das ständige Optimieren aller Rezepturen beeinflusst.

Foodwaste ‍

Leider entstehen in der Gastronomie zahlreiche Lebensmittelabfälle. Nicht nur ist dies teuer, es hat auch negative Auswirkungen auf unsere Umwelt. Zu große Portionen oder verdorbene Lebensmittel, die nicht rechtzeitig verarbeitet wurden, sind häufig die Ursachen. Ansätze zur Lösung umfassen die Anpassung der Portionen oder die Bereitstellung von verschiedenen Portionsgrößen, das Ausmisten der Karte und die Betonung eines besseren Einkaufs, sowie eines Lagerungs- und Inventurmanagements.

Abschließend ist die wichtigste Quelle für den Erfolg deines Restaurants die Daten aus deiner Kassensoftware. Die Restaurantbranche entwickelt sich kontinuierlich aufgrund von mobiler Technologie, Kunden, die nach Komfort und neuen Erfahrungen suchen, neuen Konsumgewohnheiten (Mitnahme, Lieferung usw.) und sozialen Netzwerken. All dies wirkt sich auf die Betriebsführung von Restaurants und die Betriebskosten aus und erfordert, sich auf genaue Betriebsdaten zu verlassen, um sich anzupassen und langfristig erfolgreich zu sein. Jeder Gastronom sollte also einige Dinge beachten, wie Menüverwaltung, Kostenkontrolle, intelligente Personalplanung oder Rentabilitätsverfolgung.

Wir hoffen wir konnten dir bei dem Thema ein paar Insights geben. Falls du uns Feedback geben möchtest oder weitere Fragen hast, dann melde dich gerne bei uns unter info@surein.de.

Dein SureIn Team